Trong kỷ nguyên số hóa 4.0, việc sử dụng Excel để quản lý hiệu suất công việc đã trở thành công cụ hoàn toàn lạc hậu , làm giảm thiểu năng suất lao động của đội ngũ nhân sự tại cửa hàng xe máy.
Mặc dù Excel là công cụ quản lý vừa rẻ, tiện dụng và dễ dùng, nhưng đây cũng là công cụ có nhiều sơ hở và nhược điểm gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh.
Muốn tăng doanh số bán hàng xe máy mỗi ngày – Chủ doanh nghiệp phải làm gì ?
Đi tìm phương án quản lý công nợ hoàn hảo nhất dành cho chuỗi cửa hàng xe máy
Nhược điểm khi quản lý chuỗi cửa hàng xe máy bằng Excel là gì – Làm thế nào để giải quyết ?
Sự thực là, Excel là một chương trình xử lý bảng tính chứ không phải một chương trình được thiết kế chuyên dụng để quản lý tiến độ công việc. Nếu như trước kia, Excel là giải pháp duy nhất thay thế cho giấy bút rườm rà, thì ở hiện tại, nó đã thực sự trở nên lạc hậu khi các phần mềm chuyên nghiệp và tiện dụng ra đời.
1. Excel có template rất phức tạp, khó sử dụng
Một trong những nhược điểm rõ rệt khi quản lý tiến độ công việc bằng Excel chính là template phức tạp và khó sử dụng. Điều này được thể hiện rõ qua việc xây dựng trang tính quản lý tiến độ công việc trên Excel thì cần đòi hỏi người dùng phải có nhiều kỹ năng cũng như những thủ thuật nâng cao, vì vậy không phải nhân sự nào cũng có thể tự tạo ra được một file Excel riêng cho chuỗi cửa hàng xe máy để quản lý công việc, bởi hầu hết mọi người đều dùng các mẫu template miễn phí hoặc được rao bán trên mạng.
Tuy nhiên chính những template đó lại là bản mẫu dùng chung cho nhiều ngành nghề khác nhau, vì vậy không thể có đầy đủ những tính năng quản lý cần thiết và phù hợp với chuỗi cửa hàng xe máy của bạn, khiến việc xây dựng kế hoạch công việc, lập chiến lược kinh doanh gặp phải khó khăn.
Một template Excel phức tạp không bao giờ là sự lựa chọn tốt để sử dụng phổ thông, đặc biệt với những người dùng không thành thạo về nó.
2. Excel lưu trữ dữ liệu ít, thời gian ngắn
Nhược điểm của Excel khi quản lý công việc chính là khả năng lưu trữ dữ liệu không đủ lớn và không thể lưu trữ được trong thời gian lâu dài, thậm chí có không ít cửa hàng xe máy khi sử dụng Excel để quản lý công việc đều xuất hiện tình trạng mất dữ liệu do lỡ tay ấn thoát khi chưa lưu, hoặc do các sự cố như nguồn điện, máy tính lỗi, nhiễm virus….
Việc làm mất file Excel khi quản lý tiến độ công việc cũng có thể khiến cửa hàng xe máy của bạn chậm tiến độ làm việc, ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động quản lý kinh doanh của chuỗi cửa hàng xe máy.
Ngoài ra lượng dữ liệu cần lưu trữ trong Excel thường không cao, trong khi đặc thù kinh doanh của chuỗi cửa hàng xe máy là quản lý hàng nghìn phụ tùng với hàng trăm đầu mục công việc khác nhau, chưa kể quá trình quản lý kinh doanh còn cần theo dõi và lưu lại lịch sử tiến độ công việc trong thời gian dài chứ không chỉ trong một tuần, một tháng,… ngắn ngủi. vì vậy với lượng dữ liệu ít ỏi có thể sử dụng trong Excel cùng với thời gian lưu trữ ngắn ngủi khiến Excel không thể trở thành công cụ quản lý hiệu suất công việc tốt cho cửa hàng xe máy của bạn.
Với giao diện giới hạn trong bảng tính, Excel chỉ cho phép bạn thấy tiến độ công việc tổng quát mà không thể đi chi tiết vào từng đầu việc, đặc biệt là xem kết quả thực hiện. Một đầu việc được nhân viên báo cáo hoàn thành, và bạn chỉ biết có vậy chứ không hề xem được bằng chứng nào cả. Điều này gây ra sự thiếu minh bạch trong kiểm soát kinh doanh của cửa hàng xe máy, về lâu dài sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc chung.
3. Sử dụng Excel dễ bị động, chậm tiến độ và thiếu tính liên kết trong công việc
Việc sử dụng Excel để quản lý hiệu suất công việc khiến các chuỗi cửa hàng xe máy rất khó có thể quản lý tiến độ công việc nhanh chóng và tối ưu, việc giao việc từ xa cho từng nhân viên cũng không hề dễ dàng.
Đặc biệt ở những chuỗi cửa hàng xe máy khi có lượng công việc thay đổi theo từng phút, việc cập nhật file Excel không thể theo kịp được với sự thay đổi trong tiến độ kinh doanh, dẫn tới công việc dễ bị chậm trễ và ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
Rất có thể ngay khi bạn vừa có trong tay một bản báo cáo tiến độ thì một đầu việc lớn được hoàn thành, ngay lập tức các con số cần phải chỉnh sửa, tính toán và gửi lại. Một quy trình thủ công với Excel chắc chắn không đáp ứng đủ yêu cầu đó.
Đây cũng là lý do các chuỗi cửa hàng xe máy cần sử dụng những phần mềm quản lý công việc hiện đại như Motosoft để tối ưu quản lý hiệu suất công việc cho cửa hàng xe máy. Sự hỗ trợ của phần mềm giúp chuỗi cửa hàng xe máy quản lý kinh doanh toàn diện và nhanh chóng, hoàn toàn khắc phục được mọi nhược điểm mà Excel mang lại.
Liên hệ tới DIP Việt Nam ngay hôm nay để nhận được tư vấn quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án chi tiết và nhanh chóng nhất !
Thông tin liên hệ qua hotline :
Sales Team - Hotline: 0909 437 699 - 0934 614 696
Tổng đài tư vấn, hỗ trợ dịch vụ 24/7: (028) 7106 9079
Hoặc truy cập trực tiếp tại website : https://dip.vn/ để được tư vấn nhanh chóng và kịp thời nhất.