Đối với các chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy thì khâu quản lý kho chính là một trong những khâu quan trọng nhất nhằm giúp chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được việc kinh doanh cửa hàng mình hàng tháng là lỗ hay lãi.
Phần đông các cửa hàng phụ tùng xe máy có xu hướng quản lý kho hiệu quả bằng Excel, trong đó bao gồm các cửa hàng phụ tùng, xe máy nhỏ lẻ và có quy mô hoạt động không lớn. Nhưng việc quản lý kho bằng Excel sẽ không còn hiệu quả với các chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy lớn có nhiều chi nhánh, nhiều cửa hàng.
Vậy làm sao để quản lý kho hiệu quả bằng Excel ? Cùng tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây.
1. Tầm quan trọng của quản lý kho chặt chẽ
Đối với các chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy thì việc kiểm kho và quản lý kho có thể xem như là cơn “ác mộng” bởi ngay từ thời điểm bắt đầu bước vào kinh doanh, cửa hàng có quy mô nhỏ, số lượng hàng hóa và sản phẩm còn ít thì việc quản lý kho, kiểm kho và theo dõi quản lý kho bằng Excel cũng dễ dàng hơn nhiều.
Nhưng dần dần khi quy mô và hoạt động kinh doanh phụ tùng, xe máy mở rộng hơn, nhiều chi nhánh cửa hàng, đại lý được mở ra hơn, hàng hóa cũng về nhiều hơn để phục vụ khách hàng thì việc quản lý kho và kiểm kho, theo dõi sản phẩm bằng Excel không còn hiệu quả, khiến bạn dễ bị rối trong mớ hàng hóa mà không có cách nào để làm rõ từng con số được.
Đặc biệt với những chuỗi cửa hàng phụ tùng, xe máy nếu không thường xuyên kiểm kho và quản lý kho chặt chẽ sẽ không thể nắm rõ được chính xác những mặt hàng, sản phẩm nào còn hay hết để báo khách hay là để nhập về về bán tiếp. Không biết mẫu đó còn màu nào, size nào để tư vấn cho khách hàng, thậm chí khi bị thất lạc hàng cũng không hề hay biết.
Việc sơ sót trong quản lý kho sẽ tạo thành sơ hở cho những nhân viên không trung thực, gây thất thoát số lượng, doanh thu cho cửa hàng.
Đặc biệt nếu không quản lý kho chặt chẽ sẽ khiến hàng hóa trong cửa hàng bừa bộn, khiến khách hàng mất thiện cảm và khó khăn trong việc chọn lựa sản phẩm
2. Cần bảng Excel xuất – nhập – tồn theo ngày
Để quản lý kho tốt hơn bằng Excel tốt nhất bạn nên lập bảng tính riêng về việc xuất – nhập - tồn kho sản phẩm phụ tùng, xe máy theo từng ngày . Cần lưu ý một điều là hàng về lúc nào thì phải nhập vào excel ngay lúc đó, tránh tình trạng quên để quản lý được chính xác tồn kho.
Còn khi bán hàng thì với mỗi một sản phẩm được bán ra thì nhân viên cần điền ngay số lượng của nó vào đúng ô xuất bán tương ứng với tên sản phẩm. Kết thúc ngày, nhân viên chỉ cần ghi tổng số lượng từng ô tương ứng với từng mặt hàng.
Tồn cuối ngày được excel tính tự động bằng công thức để ra kết quả giá trị chính xác nhất.
Tồn cuối ngày = tồn đầu ngày + nhập trong ngày – xuất bán trong ngày.
3. Lập bảng xuất – nhập – tồn theo tháng
Kế tiếp bảng xuất – nhập – tồn theo ngày thì bạn cũng nên lập bảng xuất – nhập – tồn theo tháng để quản lý hàng hóa trong kho thuận tiện và dễ dàng hơn, trong đó :
Tồn đầu tháng = tồn ngày đầu tiên trong tháng
Nhập trong tháng = tổng cộng hàng nhập của tất cả các ngày trong tháng
Xuất bán trong tháng = tổng cộng hàng xuất bán của tất cả các ngày trong tháng
Tồn cuối tháng = tồn đầu tháng + nhập trong tháng – xuất bán trong tháng (chính là tồn của ngày cuối cùng trong tháng)
Với cách tính toán quản lý như vậy sẽ giúp các chuỗi cửa hàng có thể quản lý hàng hóa dễ dàng và thuận tiện hơn bằng Excel, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí cho các nhà kinh doanh mà vẫn đảm bảo quản lý chuỗi cửa hàng phụ tùng xe máy hiệu quả và ổn định hơn.
4. Những bất cập khi quản lý kho bằng Excel
Mặc dù việc quản lý kho bằng Excel có nhiều ưu điểm vượt trội, đảm bảo thân thiện với người dùng nhưng cũng không thể tránh khỏi những bất cập ngoài ý muốn. Trong đó với những chuỗi cửa hàng, hệ thống đại lý có nhiều chi nhánh thì việc quản lý bằng Excel có thể dẫn tới tình trạng dữ liệu sẽ bị mất hoàn toàn nếu bạn quên không ấn “lưu” hoặc mất điện mà bạn chưa kịp lưu dữ liệu thay đổi
Ngoài ra khi quản lý kho bằng Excel bạn cũng không thể in hóa đơn trả khách hàng và dễ thất thoát, không nắm rõ được khách hàng nào mua sản phẩm nào, vào thời gian nào, cái này rất bất tiện khi khách hàng mang trả lại hàng trong thời gian đổi trả.
Sẽ rất khó khăn khi một số nhân viên không biết cách sử dụng các hàm tính toán trong excel, vì chỉ cần nhầm lẫn nhỏ thì mọi dữ liệu sẽ bị thay đổi mà khó lấy lại được.
Quản lý chuỗi cửa hàng, đại lý phụ tùng xe máy cũng khiến nhà quản lý không thể tra cứu mọi số liệu liên quan đến kho hay kinh doanh của cửa hàng ở trên điện thoại, giả sử bạn phải đi đâu xa ra khỏi cửa hàng thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ không biết một thông tin gì nếu không hỏi nhân viên.
Điều quan trọng là khi sử dụng Excel để quản lý kho cho chuỗi cửa hàng, đại lý phụ tùng xe máy bắt buộc bạn phải lưu trữ nhiều file excel cho mỗi tháng, sau một thời gian khi cần tra cứu lại thông tin thì bạn sẽ phải dùng biện pháp thủ công bằng tay, sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm.
Để giải quyết những nhược điểm trên bạn có thể ứng dụng ngay phần mềm quản lý phụ tùng xe máy Motosoft với giao diện thân thiện, dễ sử dụng được tích hợp trên Excel nhưng lại tối ưu trong công tác quản lý, được xây dựng chuyên biệt cho từng đối tượng khách hàng giúp việc quản lý chuỗi cửa hàng phụ tùng trở nên dễ dàng, thuận tiện và đảm bảo tính bảo mật cao.
Quan trọng là khi sử dụng phần mềm quản lý Motosoft giúp nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh của chuỗi cửa hàng, đại lý nhanh chóng tại bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào một cách nhanh và chính xác nhất.