Với mọi doanh nghiệp, khâu quản lý kho hàng hóa là một bài toán không hề dễ giải. Các doanh nghiệp kinh doanh xe máy, đặc biệt cả phụ tùng xe máy cũng không phải ngoại lệ. Vậy làm thế nào để quản lý kho hiệu quả cho các cửa hàng xe máy.
Công tác quản trị kho hàng, vật tư, nguyên liệu tốt hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong các vấn đề về việc giảm lãng phí hay thất thoát hàng hóa, tăng hiệu quả của hoạt động sử dụng vốn cũng như giảm lượng hàng tồn kho. Tuy nhiên, Quản lý kho phụ tùng, xe máy không hề đơn giản, cần có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp giữa các công việc trong một khâu nào đó để các hoạt động được diễn ra thông suốt.
Nhận diện phụ tùng, xe máy bằng các chỉ dẫn chi tiết
Cách đơn giản nhất để nhận diện hàng hóa trong kho là việc dán các nhãn chỉ dẫn có đề nhà sản xuất, mã hàng, tên sản phẩm, ngày nhập kho. Trên thực tế, có rất nhiều hàng hóa không thể nhận diện được nhà sản xuất hoặc không thể đọc bằng tiếng Việt thì cần dán nhãn để dễ dàng tìm kiếm. Vì vậy, ta cần biết cách sắp xếp kho hàng, kho thành phẩm vật tư, nguyên vật liệu theo từng vị trí hợp lý và theo nguyên tắc nhập trước xuất trước, nhờ vậy việc quản lý vật tư sau này sẽ đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.
Những tấm biển chỉ dẫn về vị trí hàng hóa, chủng loại hàng hóa giúp các nhân viên sắp xếp hàng một cách khoa học. Nhân viên mới đến không hề khó khăn mỗi khi cần thiết tìm kiếm một loại hàng hóa nào đó. Không những thế, việc dán mã sản phẩm lên các cánh tủ, lên giá bày hàng tạo sự gọn gàng, khoa học và dễ tìm kiếm.
Tuân thủ nghiêm ngặt quy định xếp dỡ hàng hóa
Thủ kho chính là người chủ động và có các hướng để sắp xếp hàng hóa trong kho. Về cơ bản, một thủ kho giỏi là người biết cách lập quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư sao cho hợp lý và luôn nắm rõ từng bước của quy trình ấy. Vì vậy việc đầu tiên bạn cần làm là tìm hiểu cách vận hành của kho hàng hiện tại trong việc xuất – nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê, sau đó lập một quy trình quản lý hàng tồn kho để đưa mọi công đoạn vào khuôn khổ, nhờ đó chỉ cần một khâu xảy ra sai lầm bạn cũng dễ dàng tìm ra để xử lý ngay lập tức.
Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hóa vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho, trừ những cá nhân được ủy quyền. Việc hướng dẫn, kiểm soát xếp dỡ hàng hóa trong kho được chịu trách nhiệm bởi người thủ kho. Họ phải đảm bảo rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm. Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp, gọn gàng. Hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng và tránh va chạm, đổ vỡ. Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải có giá, kệ cao để bày hàng. Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để có nơi trưng bày loại hàng hóa khác, các loại hàng hóa dư phải để vào khu vực riêng.
Xây dựng quy trình xuất – nhập kho rõ ràng chi tiết
Việc đầu tiên, doanh nghiệp cần đặt ra câu hỏi rõ ràng cho các hoạt động liên quan tới quản lý kho. Việc trả lời những câu hỏi này là vô cùng quan trọng giúp các hoạt động liên quan đến xuất nhập kho hàng không bị chồng chéo.
Đối với hoạt động nhập phụ tùng, xe máy vào kho, bạn cần làm rõ các câu hỏi: ai là người đề nghị mua hàng, ai là người kiểm tra, ai phê duyệt, ai thực hiện việc mua hàng, ai chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho và ai là người hạch toán ghi sổ.
Đối với hoạt động xuất kho bạn cần làm rõ các câu hỏi: ai là người đề nghị xuất hàng, ai kiểm tra, ai phê duyệt, ai là người xuất kho, ai chịu trách nhiệm giao hàng và công việc hạch toán trên sổ sách sẽ do ai đảm nhiệm?
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
Giao diện phần mềm Motosoft
Việc quản lý linh kiện, chủng loại xe máy bằng các phương pháp thủ công như dùng sổ sách hay excel đã không còn phù hợp với các doanh nghiệp mà số lượng hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu trong kho lớn, nhiều chủng loại. Nếu sử dụng các công cụ này, doanh nghiệp không thể nào đảm bảo được sự chính xác, chi tiết và tỉ mỉ trong việc quản lý kho phụ tùng, xe máy cũng như đánh giá tình trạng đáp ứng của hàng hóa.
Một phần mềm quản lý cửa hàng xe máy tích hợp module quản lý kho phụ tùng, xe máy chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu trong trường hợp này. Phần mềm không những hỗ trợ quản lý khách hàng, quy trình bán hàng, quy trình sửa chữa bảo dưỡng xe mà còn có công tác quản lý kho, quản lý hàng hóa chi tiết đến từng chủng loại, nhóm, danh mục, đơn vị, thuộc tính,…cũng như hỗ trợ việc phân tích, thống kê và tính toán khả năng đáp ứng của kho hàng đồng thời giải quyết các yêu cầu nhập, xuất hàng liên tục với số lượng lớn, đảm bảo cho hoạt động của toàn bộ các bộ phận liên quan được trơn tru, hiệu quả.
Phần mềm quản lý cửa hàng xe máy Motosoft do DIP Vietnam phát triển là sự lựa chọn không thể hoàn hảo hơn cho cửa hàng, chuỗi cửa hàng kinh doanh phụ tùng, xe máy.Khánh Vân